De meeste gemeenten hebben inmiddels de eerste ervaringen opgedaan met het vergaderen volgens de huidige Covid-19 regels van het RIVM.
Hierbij liep men toch vaak tegen praktische problemen aan! Het is duidelijk geworden dat aan politiek doen veel meer is dan vergaderen achter een PC.
De dynamiek die bij debatteren hoort en bij het beslissen over belangrijke kwesties, kan pas ontstaan wanneer men fysiek in dezelfde ruimte is. Niets staat een fysieke vergadering vandaag nog in de weg, op voorwaarde dat men rekening houdt met de door de overheid opgelegde regels om de verspreiding van het corona virus tegen te gaan. Het staat vast dat we deze regels nog een tijdje zullen moeten aanhouden.
Vergaderen met social distancing
De huidige social distancing regels hebben uiteraard invloed op hoe men vandaag de dag vergadert. Vaak dienen extra tafels te worden bijgeplaatst of zijn bestaande raadzalen simpelweg te klein om iedereen een plaats te geven. Hierdoor is men genoodzaakt tijdelijk uit te wijken naar een grotere zaal. Het feit dat raadsleden verder uit elkaar zitten heeft als gevolg dat hun tussenkomsten moeilijker hoorbaar zijn voor andere deelnemers.
Een Televic conferentiesysteem zorgt voor kwalitatief hoogwaardig geluid bij elke vergadering. Zowel de bedrade- als draadloze systemen kunnen in een mum van tijd worden opgezet.
Hierdoor is het geen enkel probleem om tegemoet te komen aan de social distancing regels. Het systeem kan eenvoudig en probleemloos worden verplaatst van de ene raadzaal naar een grotere zaal.
Draadloze deelnemersposten voor ultieme flexibiliteit
Het Televic Confidea draadloze discussiesysteem kan in een mum van tijd opgezet en weer afgebroken worden. Het is daarom perfect voor tijdelijke setups of vergaderingen waar een grote flexibiliteit is vereist. De milieuvriendelijke Li-ion batterijen hebben een gemiddelde gebruiksduur van 28 uur. Middels handige opbergkoffers met wieltjes kan het systeem handig worden verplaatst of worden opgeborgen.
De in de discussieposten ingebouwde luidsprekers zorgen voor een helder geluid zodat iedereen perfect hoorbaar tijdens de vergadering. Daarnaast kan het systeem worden gekoppeld aan een extern geluidssysteem voor het meeluisterende publiek of kan de audio worden aangeboden aan een streaming dienst.
Televic Confero 360 ondersteunt en ontzorgt de griffier
De algemeen directeur of de griffier heeft tijdens een gemeenteraad duizend-en-één dingen aan zijn hoofd. De uiterst intuïtieve interface van de “Confero 360” software maakt het beheer van de vergadering kinderspel zodat hij of zij zich kan concentreren op andere taken.
Deze web gebaseerde beheersoftware “Confero 360” biedt tevens de mogelijkheid om op een eenvoudige manier elektronisch te stemmen en identificatie mogelijk te maken aan de hand van een RFID kaart. In veel gevallen kan hiervoor de bestaande toegangscontrolekaart ingezet worden. De Confero software oplossing werkt ook in perfecte harmonie met de nieuwste telg uit het Televic gamma, Confidea FLEX.
Hybride vergaderstructuren
Soms is er ook de noodzaak om met een hybride vergaderstructuur aan de slag te gaan. Hierbij is een deel van de raadsleden, in vele gevallen de fractievoorzitters, fysiek aanwezig in de raadzaal terwijl een aantal andere deelnemers thuis via hun PC of laptop deelneemt.
Belangrijk is hier om voor zowel de fysiek aanwezige raadsleden als voor de deelnemers op afstand een volwaardige vergaderervaring te garanderen. Daarbij is niet alleen de geluidskwaliteit uiterst belangrijk, maar ook de visuele ervaring.
Ook hier kan Televic volledig in voorzien. Koppelingen met bestaande platformen zoals MS Teams, Zoom, Webex etc. zijn perfect mogelijk.
Daarnaast werkt Televic ook aan een vergaderen-op-afstand-oplossing die naadloos op de Confero 360 software aansluit en transparant zal samenwerken met beheer van posten in de zaal. Confero 360 is dus een toekomstgerichte oplossing die tegemoet komt aan alle vergadereisen.
Niet alleen audio maar ook video ondersteuning
Televic T-Cam is een “out-of-the-box” camera-volgoplossing. Het systeem zorgt ervoor dat hoogwaardige camera’s de activiteiten van de vergadering naadloos volgen. Na activatie van een microfoon zal de meest geschikte camera de spreker perfect in beeld brengen zonder bijkomende handmatige tussenkomst.
Deze camerabeelden zijn een ideale oplossing voor hybride vergaderingen en live streamen van de gemeenteraad.
Zoals reeds eerder vermeld is naast kwalitatieve audio een eenvoudige distributie van video signalen erg belangrijk geworden. Ook op dat vlak weet Televic zich te onderscheiden met zijn innovatieve multimedia oplossingen binnen het uniCOS gamma.
Deze oplossing biedt de mogelijkheid om video signalen tot dicht bij de deelnemers te brengen. Deze video signalen kunnen een presentatie zijn maar ook het beeld van de deelnemers op afstand. Dit is erg relevant in corona tijden waarbij deelnemers van thuis uit participeren.
